Este é o segundo artigo da série ‘Redução de custos: driblando a crise com inteligência competitiva’. Se você ainda não leu o post de apresentação e as dicas de planejamento de redução de gastos, recomendamos dar uma olhada. Neste post, nosso foco é a redução de custos com a infraestrutura de um negócio. Você vai ver uma série de dicas para começar a colocar em prática ainda hoje na sua empresa. Acompanhe!
A soma dos custos da infraestrutura pode representar um volume grande
Normalmente, os custos de infraestrutura são analisados de forma isolada, o que pode não dar uma real dimensão do volume de gastos que poderiam ser eliminados ou diminuídos. Daí a importância de juntar todos os elementos que compõem a infra do negócio e verificar os números que os custos representam.
Mas o que é, afinal, a infraestrutura empresarial? Basicamente, ela é o conjunto de ativos que torna possível o funcionamento da operação do negócio, da fabricação de produtos à prestação de serviços, passando pelo dia a dia administrativo, atendimento a clientes etc.
Entram na infraestrutura, por exemplo, o maquinário da área de produção, os serviços tecnológicos e de telecomunicações, a frota de veículos, os escritórios e por aí vai. Tudo que a empresa mantém para que sua operação continue ativa é considerado sua infraestrutura.
7 dicas para reduzir custos de infraestrutura na sua empresa
Desde deixar de comprar material de limpeza em um supermercado e passar a adquirir em um atacado até modificar o plano de telefonia, muitas são as dicas para redução de custos de infraestrutura.
Confira, a seguir, a lista prática de dicas que preparamos para você:
1. Reduza os pequenos gastos
De grão em grão a galinha enche o papo. Você já pensou que a “galinha dos gastos” pode estar bem gordinha porque come, discretamente, bastante milho espalhado pela empresa?
Pois é, levantar todos os gastos pequenos, que muitas vezes passam despercebidos, pode ajudar a reduzir os custos. Assim, repare se a cafeteira moderna que os escritórios da empresa utilizam não poderia ser substituída por uma tradicional — aquela de coador —, cujo custo seria muito menor. Será que as folhas já utilizadas não podem se tornar rascunhos? Será que o verso destas folhas não poderiam ser usados para impressões de materiais não documentais?
2. Reavalie o tamanho da frota de veículos
Manutenção mecânica, seguros, IPVA, depreciação… Os gastos com a frota de veículos, se bem avaliados, podem resultar em uma significativa redução de custos para empresas.
Cada vez mais companhias estão terceirizando suas frotas. Há também a possibilidade do leasing, que é quando a empresa aluga o veículo e pode comprá-lo ao final do contrato. Outra forma de diminuir gastos com a frota é verificar a real necessidade de ter tantos carros.
3. Reveja os gastos de telefonia
Com a concorrência acirrada no segmento das telecomunicações e a portabilidade já estabelecida, não é mais preciso manter-se fiel a uma única operadora de telefonia. Uma revisão nos contratos pode ajudar a diminuir bastante os custos.
Outra forma de diminuir estes gastos é utilizar softwares que controlam a utilização dos telefones fixos e móveis. Assim, é possível verificar se os colaboradores não estão “abusando” dos telefones para motivos pessoais. Aliás, há pesquisas que apontam que a implementação de uma política de utilização de celulares pode diminuir custos em até 12%.
4. Avalie a efetividade da área produtiva
Diminuir custos de produção também ajuda muito a economizar. Tradicionalmente, corta-se os empregos. Mas será que se for feita uma avaliação minuciosa no maquinário não é possível detectar que é hora de adquirir máquinas e ferramentas mais modernas?
Na área produtiva também é importante controlar a rotatividade de colaboradores. Fazer uma boa gestão de talentos pode evitar o entra e sai de funcionários e, assim, diminuir gastos com rescisões e contratações.
5. Otimize os gastos com água e energia
Água e energia elétrica são dois custos fixos que podem abocanhar um orçamento considerável. E estes recursos sofreram grandes altas nos últimos tempos no Brasil.
Reavaliar a utilização da água e da energia pode ajudar na redução de custos de infraestrutura. Medidas simples como fazer a reutilização da água, inclusive de chuva, pode trazer bons resultados. Trocar lâmpadas e luminárias por modelos mais modernos e ecológicos, como as com tecnologia LED, é outro exemplo: a economia gerada pode ser de até 90% na conta de luz.
6. Torne a logística mais inteligente
O tanto de dinheiro que se gasta com transporte e serviços de entrega é de deixar qualquer gestor preocupado. Em 2014, a Fundação Dom Cabral já apontava que 11,2% da receita das empresas era abocanhado por gastos com logística.
Fazer adequações, melhorar o planejamento e até terceirizar alguns serviços pode ajudar a diminuir os gastos. É aconselhável investir em tecnologia e também em governança para tornar os processos de logística mais eficientes e inteligentes.
7. Invista na tecnologia digital
Por fim, um bom conselho para a redução de custos de infraestrutura é o investimento na tecnologia digital. Eis alguns exemplos: digitalizar a documentação para diminuir custos com impressões, adquirir softwares no modelo SaaS (computação em nuvem), tornar os sistemas de gestão móveis (aplicativos e softwares mobile), ampliar a utilização de aplicações gratuitas como WhatsApp para a comunicação interna e com os clientes etc.
Como estão os gastos com infraestrutura na sua empresa? Você gostou destas dicas? Deixe seu comentário. Para seguir recebendo nossos artigos, assine a newsletter!