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Tudo sobre ordem de serviço

Tudo sobre ordem de serviço

A ordem de serviço (OS) é um documento que reúne as informações sobre uma atividade a ser realizada e é utilizada, principalmente, na prestação de serviços. Isso porque a ordem de serviço ajuda o gestor a planejar o fluxo e recursos necessários, garantindo o registro das tarefas realizadas pela empresa.

Principais funções de uma ordem de serviço

  • Organização: distribuir as atividades entre os funcionários envolvidos;
  • comunicação: informar a equipe sobre detalhes do serviço;
  • planejamento: prever funcionários e ferramentas necessários;
  • controle: relacionar o horário de início e fim da execução para calcular gastos com mão de obra;
  • autorização: registrar a autorização do cliente para início das atividades;
  • comprovação: comprovar a finalização/entrega do trabalho.

Quais informações uma ordem de serviço precisa ter?

O conteúdo de uma ordem de serviço pode variar dependendo do tipo de atividade que a empresa desenvolve. Geralmente, uma ordem de serviço básica informa os dados do cliente, a data de emissão e informações da empresa, além de uma breve descrição do serviço prestado e número de controle interno (exemplo: “ordem de serviço de número 100”). Esse número serve justamente para que se possa fazer a ligação de qualquer informação adicional do trabalho prestado àquela ordem de serviço, como equipamentos, procedimentos e profissionais envolvidos.

Como emitir uma ordem de serviço?

Toda empresa emite ordens de serviço diariamente: ao pedir um café para sua copeira, você está emitindo uma ordem de serviço verbal. Claro que ninguém vai enviar um email para ela cada vez que fizer isso, então só se formaliza uma ordem de serviço quando há um fluxo de tarefas mais complexo.

Há poucos anos, toda essa demanda era configurada à mão. Hoje, pode-se elaborar planilhas que relacionem as informações de uma ordem de serviço e emitir uma nota para o cliente, registrando a execução do serviço por meio da assinatura do mesmo. Ocorre que o número de ordens de serviço aumenta proporcionalmente ao crescimento de uma empresa.

E esse é um bom problema a ser resolvido! A única questão é que o controle das atividades e prazos executados por cada funcionário é fundamental para que a empresa não perca sua base de clientes e possa atrair novos negócios, mas demanda muito tempo. Manter o registro de cada ordem de serviço em dia, mesmo com a ajuda do Excel, pode se tornar uma tarefa inviável – ainda mais quando sua empresa oferece serviços externos, como assistência técnica ou sistema delivery.

Atualmente, as plataformas online têm sido as soluções mais adotadas por empresas de todos os portes como solução para a emissão de ordens de serviço. Isso porque tornam os processos mais eficientes e dão mais tempo para que os gestores realizem outras tarefas importantes. Pense nisso: um bom sistema de emissão de ordens de serviço pode aumentar a produtividade de funcionários e reduzir custos.

A on.tasks é uma ferramenta com valores bem acessíveis que pode gerar sua ordem de serviço com poucos cliques. Aproveite e faça o teste gratuito!