Líderes que fazem gestão de equipe externa enfrentam, muitas vezes, o desafio de saber em tempo real onde estão seus colaboradores e em que tarefas estão trabalhando. Este controle da operação remota pode fazer a diferença para conseguir o máximo de eficiência, reduzir custos e aumentar a produtividade.
A boa notícia é que a tecnologia móvel (soluções em software, aplicativos e dispositivos), cada vez mais evoluída e disponível, pode ajudar os gestores a terem uma visão global e também a acompanhar o desempenho individual dos colaboradores. E isso aliando o fomento da colaboratividade com o espírito de equipe.
Sobre isso conversaremos ao longo deste artigo. Você verá quais são os principais desafios que as soluções mobile podem ajudar os gestores a solucionar. Acompanhe!
Principais desafios da gestão de equipe externa e como a tecnologia móvel pode ajudar
Fazer a gestão de equipe de uma forma estratégica, aliando metas a serem alcançadas ao desempenho individual de cada profissional, não é tarefa fácil nem quando a equipe está diante dos olhos do gestor. Fica ainda mais desafiador quando os profissionais vão a campo.
Contar com a tecnologia para fazer este controle é a escolha das empresas inteligentes. E, ao que tudo indica, estamos caminhando muito bem para isso. De acordo com a consultoria IDC, ao longo de 2016, 45% das empresas latino-americanas estão aliando seus esforços de TI com uma estratégia definitiva de mobilidade (utilização de softwares, aplicativos e dispositivos móveis).
Veja, a seguir, quais são os principais desafios de quem tem equipe externa para gerir e como a tecnologia móvel pode ajudar a resolvê-los:
Ter uma comunicação efetiva
Evitar ruídos, desencontros de informações e até desinformação é um desafio grande, que fica ainda maior com equipes externas. Afinal, quando estiverem de frente com um cliente, por exemplo, os profissionais devem ter tudo na ponta da língua para prestar o melhor serviço. E quando o cliente liga no SAC, saber como foi o atendimento, como se deu uma entrega, por exemplo, também é essencial. O intercâmbio de informações precisa ser cada vez mais rápido e efetivo.
Com uma boa solução mobile de gestão de equipe externa, os gestores podem centralizar a atualização de informações em um único ambiente, se comunicar com seus liderados, receber feedback e tornar tudo mais colaborativo e gerenciável à distância.
Controlar jornada de trabalho e ponto
Uma das formas de mensurar a produtividade de uma equipe externa é fazendo o controle da jornada de trabalho. É preciso ter a certeza de que as pessoas em campo estão cumprindo os horários e também que não estão excedendo as horas trabalhadas — para evitar queda na qualidade de vida dos profissionais e até para prevenir possíveis sansões da legislação trabalhista.
Contar com uma aplicação onde os colaboradores possam imputar dados que indiquem o momento de entrada na jornada e de saída é muito útil. O ideal é que a solução integre com o software de controle de ponto (ou que seja uma extensão dele), pois isso facilita também o trabalho do RH na hora de calcular a folha de pagamentos, por exemplo.
Localizar os colaboradores
Os gestores que têm equipes em campo também precisam, muitas vezes, localizá-los para tarefas que surgem de última hora. Uma empresa de entrega de mercadorias, por exemplo, precisa saber qual o entregador que está mais próximo de um centro de distribuição para atender a um cliente. Sem ferramentas tecnológicas este trabalho fica demorado e custoso.
Com a tecnologia móvel, saber exatamente onde estão os colaboradores que vão a campo, há algum tempo deixou de ser um exercício de “adivinhação”. Já não é mais preciso passar a mão no telefone e fazer ligações para cada profissional para localizá-los — até porque isso pode atrapalhá-los quando estão em reunião com clientes, por exemplo, além de elevar os custos da empresa com telefonia.
Uma aplicação de controle de equipe externa que seja baseada em geolocalização (tecnologia que, basicamente, faz a identificação do IP e consegue “visualizar” onde o dispositivo está) pode ser muito útil para esta finalidade.
Com este tipo de ferramenta também é possível acompanhar em tempo real a movimentação dos colaboradores que estão logados, o que pode ser muito útil na hora de fornecer previsibilidade de atendimento ao cliente, entre outras vantagens.
Controlar despesas de viagem e hospedagem
Outro ponto sempre muito crítico na gestão de equipes externas é o controle de despesas de viagem e hospedagem. É muito comum que os colaboradores percam notas fiscais, esqueçam de informar as despesas em tempo hábil para que o financeiro consiga contabilizar, entre outros desafios.
Quando tudo é acompanhado em tempo real, por meio de uma solução mobile, o controle fica muito mais efetivo, os riscos de extravios de informações se tornam menores e os gestores podem ter previsibilidade das despesas antes que elas estrepolem os orçamentos — além de poderem, em poucos cliques, mensurar os gastos individuais de cada profissional para solicitar prestações de contas.
Tecnologia móvel como aliada à gestão de equipes externas — uma conclusão
Para finalizar, como vimos, há uma série de desafios do dia a dia da gestão de equipe remota que pode ser resolvida com o uso de aplicativos e dispositivos como smartphones e tablets.
A tecnologia móvel pode tornar o gerenciamento dos colaboradores que vão a campo muito mais inteligente e produtivo. E ela, inclusive, vai muito ao encontro do comportamento atual das pessoas, que estão cada vez mais conectadas. Para se ter uma ideia, em 2014, quando a telefonia móvel atingiu seu ápice no Brasil, os brasileiros adquiriram 104 smartphones por minuto.
Logo, ao inserir a tecnologia móvel no dia a dia da equipe externa, os gestores estão também tornando o dia a dia de trabalho mais amigável e interessante para seus colaboradores.
Você já utiliza a tecnologia móvel para fazer gestão de equipe externa? Gostou destas dicas? Deixe seu comentário!