Uma boa comunicação é essencial em qualquer empresa, mas para aquelas que trabalham com equipes externas é ainda mais importante. E é exatamente para isso que existe a ordem de serviço. Não basta que você saiba tudo o que precisa ser feito, é preciso que isso seja transmitido para o funcionário que está lá, executando o serviço.
Através de um modelo de ordem de serviço é possível manter um padrão e aumentar a produtividade de toda a equipe. Você quer saber como pode aplicar isso na sua empresa? Então vamos lá!
A ordem de serviço
Nós já contamos tudo sobre ordem de serviço aqui, mas vamos relembrar: a ordem de serviço é um documento que formaliza o serviço prestado para o cliente. O seu objetivo é indicar a mão de obra e os materiais que serão utilizados na prestação do serviço, além de outras informações pertinentes para que o funcionário consiga realizar um bom trabalho.
Além de funcionar como um suporte de informações com uma lista de atividades a serem desenvolvidas, a ordem de serviço também serve como uma autorização para a prestação dos serviços.
O que deve conter em uma ordem de serviço?
Quanto mais completa for uma ordem de serviço, melhores serão as condições que a sua equipe terá para executar um bom serviço. Se os técnicos possuírem em mãos todas as informações necessárias, basta ir até o cliente e executá-lo.
Mas quais são essas informações? Isso pode variar de um ramo de atividade para outro, mas, ainda assim, existem alguns dados básicos. Veja só:
- dados do cliente;
- número do pedido;
- data de emissão;
- descrição do serviço a ser realizado;
- valor a ser cobrado;
- forma de pagamento combinada;
- indicação dos materiais necessários e das tarefas que estão envolvidas no serviço;
- procedimentos de segurança que devem ser adotados.
Os diferentes modelos de ordem de serviço
Já destacamos anteriormente sobre como atividade possui diferentes modelos de ordem de serviço, mas é possível adaptar-se às particularidades de cada uma delas, atingindo o objetivo de preparar seus funcionários externos da melhor forma.
A plataforma Go.on também permite que você crie diferentes modelos de ordem de serviço que se adaptem ao seu negócio. Veja só alguns exemplos:
- manutenção e instalação de equipamentos: descrição do serviço a executar, materiais necessários para a execução, defeitos encontrados e condições atuais do equipamento;
- entrega de produtos: informação dos produtos a serem recolhidos (quantidade, descrição, número do documento fiscal), endereço para coleta e para entrega;
- promotor de vendas: instruções para troca de produtos, materiais para divulgação, equipamentos necessários, recomendações sobre os produtos;
- vendedor externo: combinações prévias realizadas com o cliente, produtos de interesse, valores, quantidades, condições de pagamento e demais orientações para negociação.
Criando seu modelo padrão de ordem de serviço
Levando em conta as particularidades do serviço que a sua empresa presta, você pode estabelecer um modelo padrão de ordem de serviço para que a comunicação entre você e a sua equipe fique ainda melhor. Através da utilização dos campos corretos, todas as informações essenciais serão transmitidas e assimiladas da melhor forma.
Para auxiliar você a manter um padrão, vamos ilustrar a seguir como deve ser uma ordem de serviço dividida em três grandes grupos de informação: dados gerais da OS, sobre o cliente e atendimento:
Como dissemos, os dados podem variar de acordo com o negócio:
- nome: de uma empresa ou cliente final;
- número de identificação: pode ser usado se sua empresa faz o controle de clientes por numeração;
- recepção: quem vai receber o técnico;
- local de atendimento: isso pode ser útil se você atende uma empresa com filiais, por exemplo.
Recursos necessários
Para relacionar os insumos e materiais necessários para a realização de um serviço, podemos criar uma lista anexa com o formato de checkbox. Uma empresa de instalação e manutenção, por exemplo, poderia ter duas colunas: uma referente a insumos de instalação – passa fio, decodificador, cabo – e outra referente a manutenção – testador de sinal, decodificador, cartão de leitura.
Por que a OS aumenta a produtividade?
Quando o funcionário sai da empresa com uma ordem de serviço completa em mãos, ele tem todas as condições de se preparar e ir até o cliente fazer o seu trabalho. Apenas isso já seria o suficiente para promover uma redução do tempo gasto e um aumento na qualidade do serviço.
Agora, imagine só se você pudesse enviar diretamente para o celular dos membros da sua equipe a ordem de serviço. Seria possível destacar o agente de campo mais próximo da residência do cliente e muni-lo com todos os dados a respeito da tarefa. Um ganho de produtividade ainda maior!
É esse o objetivo de plataformas como a Go.on, que promovem não só a padronização de um modelo de ordem de serviço, mas também facilitam a comunicação entre você e os membros da sua equipe. Além disso, você pode otimizar diversas rotinas: recolher a assinatura digital do cliente atendido ou enviar fotos que auxiliem o técnico a executar o serviço, por exemplo.
Venha conhecer mais sobre a Go.on, faça o teste da ferramenta grátis e tenha seu modelo ordem de serviço online!