Deixar para fazer depois o que pode ser realizado agora. Isto é procrastinar, basicamente. Hoje, muitos gestores lidam com colaboradores que têm esse hábito. Ao invés de visitarem clientes e buscarem a melhor forma de expor os produtos nos pontos de venda, eles ficam fazendo outras atividades, muitas vezes não relacionadas ao seu trabalho. Isto os leva a descumprir compromissos importantes e perder grandes oportunidades de negócio.
E a empresa, claro, acaba sendo impactada. O pior é que a procrastinação está no DNA da raça humana, e se livrar dela é mais difícil do que imaginamos. Mas a boa notícia é que há métodos para evitar o hábito de adiar tarefas e concluí-las sempre no prazo. A seguir, mostraremos algumas técnicas que podem lhe ajudar a combater a procrastinação na sua equipe.
Crie uma agenda para cada representante
Muitas empresas não criam uma agenda para cada colaborador, que contenha todas as atividades que ele deve fazer num curto prazo. Algumas até elaboram uma agenda, mas listam tarefas que precisam ser cumpridas em um mês ou ano. Para a ciência, esta é uma estratégia completamente errada. Isso porque os seres humanos focam mais em atividades que devem ser realizadas em questão de horas ou dias, e não de meses ou anos.
Se o gestor elaborar uma agenda diária ou semanal, ao invés de mensal ou anual, ele acaba criando um senso de urgência. Assim, ele consegue despertar a atenção do time e fazê-lo manter o foco em seus atividades. É importante que o gestor utilize uma solução de gestão de equipes, que o permita criar facilmente essa agenda e possibilite aos membros da equipe acessarem-na através de seus tablets ou smartphones.
Mantenha uma comunicação constante
Uma comunicação constante e eficaz leva os profissionais a compreenderem melhor as metas da empresa e a ficarem mais comprometidos com as suas atividades. Uma comunicação ineficaz, por outro lado, impossibilita o gestor de acompanhar de perto as tarefas da equipe e também de dar orientações ao time. E isto os funcionários a ficarem descomprometidos e deixarem para fazer suas tarefas outra hora.
É por isso que o gestor deve derrubar, de uma vez por todas, as barreiras de comunicação. Para isto, ele pode contar com o apoio das novas tecnologias. Mas é importante lembrarmos que a utilização de várias ferramentas ao mesmo tempo pode atrapalhar a comunicação, deixando-a mais complexa. O ideal é centralizá-la, de modo que o gestor e todos os membros da equipe utilizem a mesma ferramenta para se comunicarem.
Estabeleça responsabilidades na equipe
Quando percebem que não há ninguém os ‘vigiando’, as chances de os funcionários deixarem para fazer suas tarefas depois aumentam. É por isso que o gestor deve criar responsabilidades e cobrá-las constantemente. Isto fará com que os membros da equipe não percam facilmente o foco, fiquem mais comprometidos com as suas atividades e atinjam mais rapidamente as metas estabelecidas pela empresa.
E para criar um senso ainda maior de responsabilidade, o gestor pode utilizar um software de gestão de equipes externas para rastrear cada vendedor através de um mapa interativo e controlar todas as suas atividades em tempo real. Este rastreamento certamente faz com que os membros da equipe de sintam vigiados, como se o gestor estivesse o tempo todo do seu lado, mesmo ele estando a dezenas, centenas ou milhares de quilômetros de distância.