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Como calcular o reembolso de quilometragem

Como calcular o reembolso de quilometragem

Ao permitir que seus vendedores externos utilizem os próprios automóveis, a maior preocupação que os gestores têm, na maior parte das vezes, é em relação ao reembolso das despesas de quilometragem. A seguir, mostraremos a forma tradicional de fazer essa conta e o porquê muitas empresas passaram a usar a tecnologia para realizar um cálculo mais assertivo. 

O cálculo tradicional de reembolso

O cálculo do reembolso de quilometragem consiste em multiplicar o total rodado pelo vendedor durante um determinado período pelo valor das despesas geradas a cada quilômetro. É claro que certas despesas, como a gasolina e a limpeza, variam de região para região. Abaixo, daremos um exemplo de como funciona esse cálculo, com base em valores hipotéticos.

Antes de tudo, é importante lembrar que muitas empresas escolhem os elementos que irão compor o valor do reembolso junto a sua equipe de vendas, para que não haja descontentamentos e possíveis conflitos.

Veja o exemplo:

Nome da empresa: ABC
Elementos que serão reembolsados: gasolina, limpeza e seguro

Gasolina
Consumo médio de gasolina do veículo na cidade: 12Km/L
Preço do litro de gasolina: R$ 3,83

Custo do combustível (R$/km) = Preço do litro (R$/L) / Consumo médio (Km/L)
Custo do combustível (R$/km) = 3,83 / 12
Custo do combustível (R$/km) = R$ 0,32

Limpeza
Número de limpezas por mês: 3
Custo da limpeza total: R$ 30,00

Custo da limpeza (R$/Km) = (total de limpezas x custo da limpeza) / quantidade de quilômetros rodados
Custo da limpeza (R$/Km) = 90 / 5.000
Custo da limpeza (R$/Km) = R$ 0,02

Seguro
Valor total do veículo do vendedor: R$ 30,000
Valor do seguro: 6,5% do valor total do veículo

Custo do seguro (R$/Km) = valor do seguro / quantidade de quilômetros rodados
Custo do seguro (R$/Km) = R$ 1.950 / 5.000
Custo do seguro (R$/Km) = R$ 0,39

Total
Para calcular o valor total do reembolso por quilômetro rodado, basta somar os custos obtidos por meio das fórmulas:

R$ 0,32 + R$ 0,02 + R$ 0,39 = R$ 0,73

Agora, é necessário multiplicar esse valor pela quantidade de quilômetros rodados pelo vendedor em um único mês:

R$ 0,73 x 5.000 = R$ 1.081,00

Neste exemplo, a empresa teria que pagar ao vendedor externo R$ 1.081,00 pelos 5 mil quilômetros rodados ao mês.

Por que esse cálculo é impreciso?

Embora seja bastante usado pelas empresas, este cálculo não é preciso o suficiente. Isso porque, mesmo que os vendedores entreguem os comprovantes de pagamento emitidos pelo posto de gasolina, lava-rápido e empresa de seguros, os gestores não têm como saber se os quilômetros rodados referem-se apenas às visitas realizadas. Os vendedores podem muito bem usar alguns desses quilômetros para benefício próprio.

E, obviamente, isto é ruim para o caixa da empresa, que acaba investindo recursos financeiros para a realização de trajetos que não trazem retorno algum para o negócio. O cálculo de reembolso de despesas de quilometragem só é confiável quando há controle total de qual foi o trajeto utilizado pelos vendedores, desde o momento em que ele recebeu uma ordem de serviço até a hora em que o atendimento foi finalizado.

Como a tecnologia pode driblar essa imprecisão?

Para ter certeza de que os quilômetros rodados atenderam apenas às necessidades da empresa, os gestores estão adotando cada vez mais sistemas de gestão para registrar os trajetos de cada colaborador.

Esse tipo de solução é capaz de rastrear em tempo real a rota de cada vendedor externo, fornecendo relatórios precisos de quantos quilômetros eles estão percorrendo. Daí, basta utilizá-los para obter o valor total, como mostramos acima. O resultado é um cálculo muito mais assertivo e mais tempo para se dedicar a tarefas mais importantes do que a conferência de recibos.

Fica a dica: com on.tasks, é possível registrar qual é o valor do reembolso/km que a empresa pratica e gerar relatórios com os números finais, além do registro de outros dados para conferência.

E sua empresa, já realiza o cálculo do reembolso de despesas de quilometragem? Se tiver ficado com alguma dúvida, escreva-a para a gente nos comentários para que possamos lhe ajudar!